Wanneer kies je Managed en wanneer Zelfhostend?
Bijna elk kantoor stelt bij aanvang dezelfde vraag: "moet ik jullie het laten draaien of doe ik het zelf?" Er is geen universeel antwoord — het hangt af van kantoorgrootte, IT-volwassenheid, dossier-volume en gevoeligheid van de data. Dit artikel loopt drie realistische scenario's door (klein, middelgroot, groot kantoor), rekent de total cost of ownership uit over drie jaar met de werkelijke portal-prijzen, en eindigt met een beslisboom van vijf vragen. Geen marketing — puur cijfers en compliance-implicaties. Alle bedragen ex BTW.
In één zin
Kleine tot middelgrote kantoren (≤ 25 juristen) zonder eigen IT: kies Managed — Starter € 499 of Professional € 1.249/mnd ex BTW + een tokens-abonnement (Basis € 19, Standaard € 69, Groot € 189, Kantoor XL € 599). Boven 25 juristen, met eigen IT-afdeling of bij cliëntcontracten die on-premise verplicht stellen: Zelfhostend op Enterprise (€ 1.999 ex BTW/mnd). Financieel is Managed vaak iets goedkoper; de echte trigger voor Zelfhostend is compliance, niet TCO.
De twee smaken — kort samengevat
Dossieranalyse™ is bewust ontworpen om beide kanten op te werken. Onder de motorkap draait exact dezelfde Docker-installatie; het verschil zit in waar die draait en wie de LLM-facturen krijgt.
- Managed: wij draaien de containers op AWS eu-central-1 (Frankfurt). U betaalt een dossier-licentie plús een maandelijks tokens-abonnement (4 tiers: Basis € 19, Standaard € 69, Groot € 189, Kantoor XL € 599 per maand ex BTW — Claude Sonnet inbegrepen). Wij doen updates, backups en monitoring. Start binnen 15 minuten na uw activatie-mail. Extra top-ups (€ 7,50 ex per 100K, € 65 ex per 1M) zijn optioneel bij pieken.
- Zelfhostend: u installeert de tarball op een eigen server (Ubuntu/Debian/macOS/Windows-WSL2) of in uw eigen AWS-account. U koppelt uw eigen LLM (Anthropic, OpenAI, Gemini, Bedrock, of on-prem Qwen/Llama) en betaalt tokens direct bij de provider. Wij zijn niet in de datastroom.
Uw Ed25519-licentie is in beide modes identiek — overstap kost geen euro en geen data.
Case study 1 — Klein kantoor (3 juristen, 8 dossiers/week)
Voorbeeld: een advocatenmaatschap in het bestuursrecht met drie partners, geen IT-medewerker, kantoor boven de bakker in Zwolle.
Dit kantoor heeft geen zin (en geen geld) om een sysadmin in te huren. Ze willen morgen kunnen beginnen. Ze verwerken circa 30 tot 40 dossiers per maand, waarvan de helft echt door de AI heen gaat (de rest is telefonisch advies). Alle bedragen ex BTW.
Managed-scenario
| Kostenpost | Bedrag/mnd (ex BTW) | Bedrag/jaar (ex BTW) |
|---|---|---|
| Dossieranalyse Starter-licentie (5 users, 100 dossiers, 1 vakgebied) | € 499,00 | € 5.988,00 |
| Tokens-abonnement Basis (250K/mnd, ~50 dossiers/mnd inbegrepen) | € 19,00 | € 228,00 |
| Server-onderhoud / updates / backups | € 0 | € 0 |
| Totaal 3 juristen · alles inbegrepen | € 518,00 | € 6.216,00 |
De Basis-bundel (250K tokens ≈ 50 dossiers) heeft ruime marge voor 30-40 dossiers/mnd. Bij piekmaanden koopt u een 100K-top-up voor € 7,50 ex — geen verrassingsfactuur mogelijk. Bij op-raken van de bundel vriezen wij de AI-functie soft, u blijft gewoon werken zonder AI-suggesties.
Zelfhostend-scenario
| Kostenpost | Bedrag/mnd (ex BTW) | Bedrag/jaar (ex BTW) |
|---|---|---|
| Dossieranalyse Starter-licentie | € 499,00 | € 5.988,00 |
| VPS bij Hetzner Nederland (CX22, 4 vCPU, 8 GB) | € 5,92 | € 71,04 |
| Anthropic Claude Sonnet 4-6 (schatting op 30 dossiers) | € 25–70 | € 300–840 |
| 2 uur IT-support per kwartaal (externe partij à € 100 ex/uur) | € 66,67 | € 800,00 |
| Totaal 3 juristen | € 596,59 – 641,59 | € 7.159 – 7.699 |
Advies klein kantoor: Managed
Op licentie-basis kost Managed hetzelfde als Zelfhostend (€ 499 ex/mnd Starter). Het verschil zit in de operationele posten: bij Managed valt de externe IT-support-post volledig weg en zijn de tokens-kosten voorspelbaar. Netto is Managed hier circa € 900-1.500 per jaar goedkoper ex BTW — geen enorm bedrag, maar bij Zelfhostend loopt u het risico dat één Ubuntu-update de container omvergooit op vrijdag 17:00 en u het weekend zonder AI zit. Managed geeft u dezelfde functionaliteit alles-inbegrepen, met een proefperiode van 7 dagen waarin de AI direct werkt zonder eigen credentials.
Case study 2 — Middelgroot kantoor (18 juristen, 45 dossiers/week)
Voorbeeld: een letselschade-kantoor in Utrecht met 18 juristen, 3 secretaressen, een parttime IT-medewerker die vooral de printers regelt, en een NAS voor dossier-archief.
Dit kantoor zit in het overgangsgebied. Er is IT-kennis, maar niet in overvloed. Het dossier-volume is significant maar niet extreem. Compliance-druk is hoog omdat letselschade werkt met medische informatie (bijzondere persoonsgegevens, art. 9 AVG). Alle bedragen ex BTW.
Managed-scenario
| Kostenpost | Bedrag/mnd (ex BTW) | Bedrag/jaar (ex BTW) |
|---|---|---|
| Dossieranalyse Professional-licentie (25 users, 1000 dossiers, 1 vakgebied) | € 1.249,00 | € 14.988,00 |
| Tokens-abonnement Standaard (1M/mnd, ~200 dossiers/mnd inbegrepen) | € 69,00 | € 828,00 |
| Server-onderhoud / updates / backups | € 0 | € 0 |
| Totaal 18 juristen | € 1.318,00 | € 15.816,00 |
De Standaard-bundel (1M tokens ≈ 200 dossiers) heeft precies de juiste marge voor 180 dossiers/mnd. Bij een piekmaand met > 200 dossiers gebruikt u een 1M-top-up voor € 65 ex — of upgradet u de bundel naar Groot (€ 189 ex, 3M/mnd). Wilt u een tweede vakgebied (bv. letselschade én bestuursrecht)? Dat vereist Enterprise (€ 1.999 ex/mnd) — Professional is beperkt tot één vakgebied.
Zelfhostend-scenario
| Kostenpost | Bedrag/mnd (ex BTW) | Bedrag/jaar (ex BTW) |
|---|---|---|
| Dossieranalyse Professional-licentie | € 1.249,00 | € 14.988,00 |
| Dedicated server (Hetzner AX42, 6-core AMD, 64 GB) | € 36,36 | € 436,32 |
| Anthropic Claude Sonnet 4-6 direct (~180 dossiers/mnd) | € 160–280 | € 1.920–3.360 |
| Interne IT-medewerker (20% van 8u/mnd × € 100/uur) | € 133,33 | € 1.600,00 |
| Externe security-audit (jaarlijkse pen-test) | € 62,50 | € 750,00 |
| Totaal 18 juristen | € 1.641,19 – 1.761,19 | € 19.694 – 21.134 |
Advies middelgroot kantoor: begin Managed, migreer bij compliance-eis
Op deze schaal is Managed financieel circa 20-25% goedkoper dan Zelfhostend (€ 3.900-5.300 minder per jaar ex BTW). Dat is niet marginaal maar ook geen dramatische besparing — het echte omslagpunt ligt bij letselschade-specifieke eisen: heeft u een Data Protection Officer die eist dat data nooit AWS raakt, of een klantcontract waarin u belooft data on-premise te bewaren? Dan wordt Zelfhostend een must — en zijn de meerkosten operationele hygiëne, geen luxe. Onze ervaring: circa 70% van middelgrote letselschade-kantoren start Managed, 20% migreert binnen 18 maanden naar Zelfhostend, 10% blijft Managed voor het gemak.
Case study 3 — Groot kantoor (65 juristen, 4 vestigingen, 140 dossiers/week)
Voorbeeld: een landelijk kantoor met vestigingen in Amsterdam, Rotterdam, Zwolle en Maastricht. Praktijk in bestuursrecht, arbeidsrecht en fiscaal recht (3 vakgebieden). Eigen IT-afdeling van 3 FTE, ISO 27001-gecertificeerd, gebonden aan cliënt-contracten die on-premise verplicht stellen (Rijksoverheid, Achmea). Alle bedragen ex BTW.
Managed-scenario
Niet realistisch voor dit kantoor — twee blokkers:
- Cliëntcontracten verbieden externe hosting. Rijksoverheid-klanten en enkele verzekeraars eisen expliciet dat dossier-data de eigen infrastructuur niet verlaat. Managed valt af, punt uit.
- Tokens-abonnement schaalt tot Groot. Bij ~560 dossiers/mnd zou u het Groot-tier van € 189 ex/mnd afnemen (3M tokens, ~600 dossiers). Dat is prima haalbaar (Managed-totaal: € 1.999 licentie + € 189 tokens = € 2.188 ex/mnd = € 26.256 ex/jr). Maar bij dit volume is direct-provider-inkoop of on-prem LLM meestal aantrekkelijker per token.
Voor referentie — als Managed wél zou mogen:
| Kostenpost | Bedrag/mnd (ex BTW) | Bedrag/jaar (ex BTW) |
|---|---|---|
| Dossieranalyse Enterprise-licentie (100 users, 3 vakgebieden) | € 1.999,00 | € 23.988,00 |
| Tokens-abonnement Groot (3M/mnd, ~600 dossiers inbegrepen) | € 189,00 | € 2.268,00 |
| Totaal (theoretisch Managed) | € 2.188,00 | € 26.256,00 |
Zelfhostend-scenario
| Kostenpost | Bedrag/mnd (ex BTW) | Bedrag/jaar (ex BTW) |
|---|---|---|
| Dossieranalyse Enterprise-licentie (100 users, 10.000 dossiers, 3 vakgebieden) | € 1.999,00 | € 23.988,00 |
| Bestaande on-premise VM-cluster (marginale toevoeging) | € 0 | € 0 |
| AWS Bedrock (Claude Sonnet 4-6, EU-Frankfurt regio, ~560 dossiers) | € 420–620 | € 5.040–7.440 |
| Interne IT-tijd (5% van 1 FTE = 8u/mnd × € 62,50/uur) | € 500,00 | € 6.000,00 |
| Totaal 65 juristen | € 2.919 – 3.119 | € 35.028 – 37.428 |
Advies groot kantoor: Zelfhostend, met AWS Bedrock of on-prem LLM
Cliënt-contracten dwingen bij dit profiel bijna altijd tot on-premise, dus de keuze wordt vooraf ingekaderd. Financieel zit u met Zelfhostend (~€ 35.000-37.500 ex/jr) circa € 8.000-11.000 boven het theoretische Managed-scenario (€ 26.256 ex/jr) — maar Managed is meestal geen optie. Wij zien op deze schaal steeds vaker een derde variant: on-prem Qwen3.8-27B (open-weight Apache 2.0-model) op eigen GPU-servers, met een LLM-kostprijs van € 0 per dossier na aanschaf. Dat kost circa € 12.000 aan hardware maar spaart op deze schaal € 5.000-7.000+ aan LLM-facturen per jaar in — terugverdientijd 20-28 maanden en volledige data-soevereiniteit. Sinds Dossieranalyse v1.3.2 selecteer je Qwen direct in het IT Team → AI-backend menu (via elke OpenAI-compatible endpoint zoals vLLM of Ollama), en zelfs tijdens de gratis proefperiode is Qwen nu selecteerbaar naast Managed Claude.
Beslisboom in vijf vragen
Loop deze vragen door in volgorde. Bij de eerste 'ja' heeft u uw antwoord.
| # | Vraag | Bij 'ja': kies |
|---|---|---|
| 1 | Verbiedt een cliëntcontract of certificering (ISO 27001, NEN 7510, Rijksoverheid-eisen) externe hosting voor uw dossierdata? | Zelfhostend |
| 2 | Verwerkt u > 60 dossiers per week door de AI? | Zelfhostend |
| 3 | Heeft u een eigen IT-afdeling van > 1 FTE? | Zelfhostend |
| 4 | Wilt u binnen 15 minuten aan de slag zonder server-installatie? | Managed |
| 5 | Is uw dossiervolume < 40/mnd en heeft u geen IT-medewerker? | Managed |
Wat als u tussen scenario 1 (klein, Managed) en scenario 2 (middelgroot, twijfelgeval) valt? Ons advies: start met de gratis 7-daagse proef. De proef gebruikt automatisch Managed AI (100K tokens over 7 dagen inbegrepen) zonder dat u AWS of een LLM-account hoeft in te richten. Na een week weet u of het volume en de UX bij uw kantoor passen — pas dán hakt u de knoop door.
Wat verandert er niet, ongeacht de keuze
- Uw Ed25519-licentie is identiek in beide modes — dezelfde key werkt Managed én Zelfhostend.
- Uw data-eigendom is honderd procent u — óók bij Managed. Bij opzegging krijgt u een Docker-volume-export mee.
- De toetsingspoorten (Poort 1 inhoudelijke sign-off, Poort 2 procescontrole) en de cryptografische audit-trail werken hetzelfde.
- De updates — één-kliks via de admin-UI of via
bash update.shin de terminal — werken beide kanten op met behoud van uw MongoDB-data.
Veelgestelde vragen
Wat als ik nu Managed kies maar volgend jaar Zelfhostend wil?
Prima. U exporteert uw Docker-volume vanuit onze Managed-omgeving (we leveren een mongodump aan), installeert de tarball op uw eigen server, importeert de dump, en bent binnen een uur over. Uw licentie-key blijft geldig; de tokens-top-ups koopt u dan direct bij uw eigen LLM-provider (Anthropic/OpenAI/Gemini/Bedrock) in plaats van bij ons. Overstappen kost geen euro in het eerste licentiejaar.
Kan ik Managed én Zelfhostend combineren (hybride)?
Ja, voor twee scenario's zien wij dit werken: (1) hoofdkantoor Zelfhostend, buitenlandse vestiging Managed als tijdelijke oplossing voor het opzetten van een lokale server; (2) dagelijkse werkzaamheden Zelfhostend, wekelijkse backup-analyse of stress-test via een tweede Managed-instantie. In beide gevallen krijgt u twee licentie-keys en behandelen we het als aparte installaties.
Hoe zit het met AVG bij Managed? De data staat toch bij Arvas?
Managed draait op AWS eu-central-1 (Frankfurt) onder een subverwerkersconstructie: u sluit een verwerkersovereenkomst met Arvas, wij sluiten er één met AWS. De data verlaat de EU niet. Wij verwerken zelf uitsluitend metadata (licentie-status, factuurgegevens) — de inhoud van uw dossiers zien wij niet en kunnen wij niet inzien (data-at-rest encrypted). Lees onze privacy-verklaring voor de complete subverwerkerslijst.
Wat zijn de LLM-kosten bij Zelfhostend écht?
Bij Claude Sonnet 4-6 (Anthropic direct): reken op € 3 per miljoen input-tokens en € 15 per miljoen output-tokens (ex BTW). Een gemiddelde dossier-analyse gebruikt 15.000-25.000 input-tokens en 3.000-5.000 output-tokens = € 0,09-0,15 per analyse. Voor kostenreductie: kies GPT-5.4 Mini (€ 0,04/analyse), Gemini 3.1 Pro (€ 0,05), of on-prem Qwen3.8-27B (€ 0 na hardware-aanschaf). Kwaliteit varieert — Claude Sonnet is voor Nederlands juridisch werk momenteel het meest betrouwbaar.
Wat kost de licentie zelf precies?
Prijzen ex BTW, direct uit de portal. Dossieranalyse-licentie (voor beide modes identiek): Starter € 499/mnd (5 users, 100 dossiers, 1 vakgebied) · Professional € 1.249/mnd (25 users, 1000 dossiers, 1 vakgebied) · Enterprise € 1.999/mnd (100 users, 10.000 dossiers, 3 vakgebieden). Alleen bij Managed komt daar het tokens-abonnement bij: Basis € 19 (250K, ~50 dossiers), Standaard € 69 (1M, ~200), Groot € 189 (3M, ~600), Kantoor XL € 599 (10M, ~2.000). Optionele top-ups: € 7,50 ex per 100K, € 65 ex per 1M. Bekijk de actuele configurator op verkoop.arvashosting.eu.
Waarom kosten Managed en Zelfhostend hetzelfde licentiebedrag?
Omdat u exact dezelfde software krijgt — dezelfde Docker-containers, dezelfde 8-fasen-analyse, dezelfde Ed25519-licentie. Bij Managed komt daar bovenop een maandelijks tokens-abonnement (€ 19-599 ex/mnd) waarmee wij AWS-infrastructuur én de Anthropic-tokens dekken. Bij Zelfhostend betaalt u dat direct aan uw eigen infra-partij en LLM-provider. De licentie is de licentie.