AVG · Privacy

Privacyverklaring — Dossieranalyse™

Deze privacyverklaring beschrijft welke persoonsgegevens Arvas Beheer BV (hierna: "wij", "ons") verwerkt in het kader van de commerciële website arvashosting.eu, het verkoopportaal verkoop.arvashosting.eu en de software Dossieranalyse™. Wij verwerken uw gegevens zorgvuldig, minimaliseren de verwerking en houden ons aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG / GDPR). Dossierinhoud verwerkt u zelf on-premise; wij komen daar niet aan.

1. Verwerkingsverantwoordelijke

   Wie is verantwoordelijk voor de verwerking?

   Verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens is Arvas Beheer BV, gevestigd te Emmen (Drenthe), ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 96547845. Voor privacyvragen bereikt u ons via privacy@arvashosting.eu.

   Voor de software Dossieranalyse™ die u zelf op uw eigen server installeert bent u zelf verwerkingsverantwoordelijke voor de dossierinhoud. Wij hebben daartoe geen toegang, ontvangen daarvan geen kopieën en houden daarvan geen back-ups.

2. Welke gegevens

   Welke persoonsgegevens verwerken wij?

   Wij verwerken uitsluitend gegevens die u zelf invoert of die technisch strikt noodzakelijk zijn voor de werking van onze diensten:

   • Contact- en bestelgegevens — naam, organisatie, e-mailadres, telefoonnummer, bedrijfsnaam en (bij aankoop) factuuradres.
   • Aanvraag- en leadgegevens — uw bericht/vraag, gekozen tier van interesse, tijdstip van aanmelding.
   • Betalingsgegevens — status en referentienummer van uw Stripe-transactie. Wij zien géén kaart-, bank- of iDEAL-gegevens; die verwerkt Stripe rechtstreeks.
   • Technische gegevens (kortdurend) — IP-adres en tijdstempels van uw formulierverzendingen worden tijdelijk in het geheugen gehouden voor fraude- en spampreventie (uur-limieten). Deze technische gegevens worden niet in de leaddatabase opgeslagen en verdwijnen automatisch binnen 1 uur.
   • Bewijs van uw akkoord op de algemene voorwaarden — bij aankoop leggen wij versienummer, tijdstip en IP-adres van uw expliciete akkoord vast als onweerlegbaar bewijs.

   Wij verzamelen geen bijzondere categorieën persoonsgegevens (gezondheid, ras, geloof, politieke voorkeur, seksuele geaardheid, biometrie).

3. Doel & grondslag

   Waarvoor gebruiken wij uw gegevens en op welke AVG-grondslag?

   Wij verwerken uw gegevens uitsluitend voor de onderstaande doelen, telkens gebaseerd op een specifieke wettelijke grondslag uit artikel 6 AVG:

   • Contactverzoeken beantwoorden — grondslag: uitvoering van (pre-contractuele) maatregelen op uw verzoek (art. 6 lid 1 sub b AVG).
   • Bestellingen en facturatie verwerken — grondslag: uitvoering van de koopovereenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG).
   • Wettelijke bewaarplicht fiscaal — grondslag: wettelijke verplichting (art. 6 lid 1 sub c AVG jo. artikel 52 lid 4 Algemene wet inzake rijksbelastingen — 7 jaar).
   • Spam- en fraudepreventie — grondslag: gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f AVG) om onze systemen en klanten te beschermen.
   • Servicemails — bevestigingen, licentie-updates en (bij een lopende relatie) commerciële opvolging in de context van de door u aangevraagde dienst.

   Wij verwerken uw gegevens niet voor profilering, geautomatiseerde besluitvorming of algemene marketing zonder specifieke aanleiding. U ontvangt geen nieuwsbrief tenzij u zich daarvoor apart aanmeldt.

4. Ontvangers

   Met wie delen wij uw gegevens?

   Wij delen uw persoonsgegevens uitsluitend met verwerkers die strikt nodig zijn voor de dienst en waarmee wij een verwerkersovereenkomst hebben gesloten. Wij verkopen nooit gegevens en delen niets met commerciële derden.

   • Stripe Payments Europe Ltd. (Ierland, EU) — verwerkt uw betalingen en factuuradres.
   • Strato AG (Duitsland, EU) — hosting van onze SMTP-mailinfrastructuur voor het versturen van bevestigingen en licentie-mails.
   • Amazon Web Services EMEA SARL (Luxemburg, EU-regio Frankfurt) — hosting van de commerciële servers (arvashosting.eu / verkoop.arvashosting.eu). AWS heeft géén toegang tot uw dossierinhoud omdat die niet bij ons draait.
   • Wettelijk verplicht — bij een gerechtelijk bevel of wettelijk vereiste (bijvoorbeeld naar de Belastingdienst voor de fiscale bewaarplicht) verstrekken wij uitsluitend het wettelijk voorgeschreven minimum.

   Alle bovengenoemde verwerkers verwerken uw gegevens binnen de Europese Economische Ruimte. Wij dragen geen persoonsgegevens over naar landen buiten de EER.

5. Bewaartermijnen

   Hoe lang bewaren wij uw gegevens?

   Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel of dan wettelijk verplicht:

   Categorie	Bewaartermijn	Reden
   Orders / betaalgegevens	7 jaar na aankoop	Fiscale bewaarplicht (art. 52 AWR)
   Bewijs T&C-akkoord	7 jaar	Onlosmakelijk aan de order verbonden
   Onepager-leads (PDF-downloads)	24 maanden na laatste interactie	Commercieel opvolgvenster
   Contactformulier-leads	24 maanden na laatste update	Automatisch verwijderd via retention-scheduler
   Maatwerk-aanvragen	24 maanden na laatste statuswijziging	Idem
   Proefaanvragen (trials)	24 maanden na verloop van de proef	Idem
   Technische IP-adressen (spam-limiet)	1 uur	Alleen in geheugen; nooit persistent opgeslagen
   Dossierinhoud in Dossieranalyse™	Nvt — bij u on-premise	Blijft op uw server

   Na afloop worden gegevens verwijderd door onze automatische retention-scheduler. Na een verwijderverzoek verwijderen wij binnen 30 dagen, behoudens gegevens die onder de wettelijke bewaarplicht vallen.

6. Beveiliging

   Hoe beveiligen wij uw gegevens?

   Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies of onrechtmatige verwerking:

   • Uitsluitend versleutelde verbindingen (TLS 1.2+) voor alle verkeer met onze servers.
   • Sterke wachtwoordvereisten en brute-force-lockouts voor administratieve toegang.
   • Honeypot-, timing- en rate-limit-mechanismen op alle publieke formulieren.
   • Databases toegankelijk uitsluitend vanuit een intern netwerk; geen publieke IP's.
   • Automatische back-ups van administratieve gegevens binnen de EER.

   Ondanks deze maatregelen kunnen wij absolute veiligheid nooit garanderen. Bij een datalek dat mogelijk risico voor u vormt informeren wij u en de Autoriteit Persoonsgegevens conform artikel 33 en 34 AVG.

7. Cookies

   Cookies en tracking

   Onze commerciële websites gebruiken uitsluitend functionele cookies (bijvoorbeeld voor het onthouden dat u de e-mailgate voor een onepager al heeft ingevuld). Wij plaatsen geen tracking-cookies, gebruiken geen advertentiepixels en delen geen bezoekgedrag met derden voor marketingdoeleinden.

   Voor functionele cookies is onder de ePrivacy-richtlijn geen expliciete toestemming vereist omdat zij strikt noodzakelijk zijn voor de door u gevraagde dienst.

8. Uw rechten

   Welke rechten heeft u?

   Onder de AVG heeft u ten aanzien van uw persoonsgegevens de volgende rechten:

   • Inzage (art. 15) — u kunt opvragen welke gegevens wij van u verwerken.
   • Rectificatie (art. 16) — u kunt onjuiste gegevens laten corrigeren.
   • Verwijdering (art. 17) — u kunt verwijdering vragen; wij honoreren dit tenzij een wettelijke bewaarplicht ons dwingt de gegevens tijdelijk te behouden.
   • Beperking (art. 18) — u kunt de verwerking laten pauzeren terwijl een geschil loopt.
   • Overdraagbaarheid (art. 20) — u kunt uw gegevens machineleesbaar opvragen.
   • Bezwaar (art. 21) — u kunt bezwaar maken tegen verwerking op grond van gerechtvaardigd belang.
   • Intrekken toestemming — voor zover een verwerking op toestemming berust, kunt u die toestemming te allen tijde intrekken.

   Wij reageren op verzoeken binnen 30 dagen. Om misbruik te voorkomen kunnen wij u om aanvullende identificatie vragen als de identiteit onduidelijk is. U kunt uw verzoek mailen naar privacy@arvashosting.eu.

9. Klachten

   Klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens

   Bent u van mening dat wij uw gegevens niet correct verwerken en komen wij daar samen niet uit? Dan heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP), de toezichthouder in Nederland.

   De contactgegevens van de AP zijn te vinden via autoriteitpersoonsgegevens.nl onder "Klacht indienen".